意外に見逃しがち？メールのやりとりは重要です！
いざ転職活動をするとき履歴書やエントリーシート、面接などやらないといけないことが沢山ありますよね。面接日程を決めるためにメールで企業側とやり取りすることも多いと思います。メールのマナーは企業側が面接前に「求職者の印象を決める」一つの試料ともなりうるのです。
面接日程調整のメールの書き方
あなたが気になる求人を見つけ、応募をしますよね。会社によっては電話で日程を決める場合もありますがメールで日程調整をする場合もあります。初めての方はどうやって返信すればいいかわからないこともあるでしょう。そこで、面接日程を決めるメールの書き方ですが「宛名→挨拶→本文→締め→署名」が基本となっています。宛名に関してですが、株式会社を（株）と略してはいけません。件名も無題ではなく、内容把握がしやすい件名を書くようにしましょう。ただし企業側から面接案内のメールが来た場合、件名を変えず、そのまま返信すればよいです。そして、面接日程調整のメールは24時間以内に返信するのがマナーです。どうしても24時間以内に返信できない場合は一言応募先の企業にその旨を書いたメールを送信するようにしましょう。
面接の合否を変えるかも、面接後のお礼メールについて
初めて転職面接をする方は「お礼のメールを送った方がいいの？」と悩むかもしれません。私も就活経験があるのですがセミナーでは教えてもらいませんでした。実際どうなのでしょうか？転職面接後のお礼メールのメールは必須ではないといわれています。しかし送れば企業に好印象を与えることができ、採用につながる可能性があるそうです。特に中小、ベンチャー企業など小規模な会社は応募者が少なくお礼メールを送ると印象が良くなるといわれます。メールを送る際面接当日、遅れても面接から1日後に送るようにしましょう。ただ、大半の企業は面接の間に合否を決めるのでメールを送れば必ず採用ということはないと思ってください。
晴れて内定！内定承諾メールのルールについて
面接を終えて晴れて内定できるとうれしいですよね。その際、内定を示す通知がメールで来る場合がありますがメールならメールで返信するのが一般的です。そして、内定した会社で働くと決めたなら当日にメールを返信するようにしましょう。理由は企業側も早めに内定を伝えるためにメールという手段を取って可能性があります。なので入社意思があるなら早めの返信が必要なのです。やむを得ず、当日に送るのが無理でも翌朝には送るようにしましょう。ただし、受信時間が残るので夜中には送らないなど最低限のマナーは守ってください。内定承諾のメールの書き方の順番はこのような流れです。
・自分の名前を名のる
・内定通知のお礼
・入社に向けての抱負
・結びの挨拶
そして件名ですが、「内定通知の御礼」など丁寧にすれば企業側の印象も上がります。
内定辞退はメールより先に電話を入れて失礼のないようにする
1つの会社から内定を頂いてもいくつか企業を受け他からも内定が出たという場合もあると思います。後から内定が出た会社で働きたいと思うようになった方もいるでしょう。その際、内定辞退の連絡をする必要がありますがどのように伝えればいいか悩みますよね。まず、内定辞退を考える会社があれば早めに連絡を入れるべきです。理由は採用には多額のコストがかかっており、入社の為の事務手続きも進んでいます。極端な話、入社日に内定辞退の旨を伝えるとトラブルになる可能性も高いのです。実際そのような事例があります。そして内定辞退の連絡をする場合、メールより先に企業の人事担当に電話で内定辞退の旨を伝え、その後メールを送った方が誠意が伝わると言われています。内容は社風が合わないなど会社にとってマイナスな理由ではなく、他にやりたい仕事が見つかったなどと伝えましょう。内定辞退の連絡は企業側に失礼のないように伝えるのがポイントです。
まとめ
転職におけるメールのマナーはあまり教えてもらえないのでどう書いたらいいのかわからないと不安になることがあると思います。書き方や送るタイミングなどルールを守っていれば心配することはありません。自信をもって転職活動をしましょう！
